Datenschutzerklärung Docata – Promovierende

Die nachfolgenden Ausführungen enthalten Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 13 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden: DS-GVO).

1. Personenbezogene Daten

Zur Erfüllung der nachfolgend unter 3. aufgeführten Zwecke ist es erforderlich, dass das KIT Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 DS-GVO „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“.

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Kaiserstraße 12
76131 Karlsruhe
Deutschland

Tel.: +49 721 608-0
Fax: +49 721 608-44290
E-Mail: ▶ info∂kit.edu

Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch den Präsidenten, Herrn Professor Jan S. Hesthaven.

Die Datenschutzbeauftragte des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) erreichen Sie per E-Mail unter ▶ datenschutzbeauftragter∂kit.edu, auf dem Postweg unter der o.g. Anschrift mit dem Zusatz „Die Datenschutzbeauftragte“ sowie telefonisch unter +49 721/608-41057.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke. Die mit Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Docata verfolgten Zwecke bestehen namentlich in der Erfüllung von gesetzlichen Pflichten des KIT, insbesondere gemäß § 13 Abs. 9 i.V.m. Abs. 8 Landeshochschulgesetz (LHG) und § 38 Absatz 5 LHG,
die Erhebung der zur Durchführung des Promotionsverfahrens entsprechend gekennzeichneten Daten gemäß § 12 Abs. 6 S. 7 LHG i.V.m. § 5 Abs. 1 der Satzung zur Festlegung der Angabepflichten des KIT und deren Verarbeitung gemäß §§ 12 Abs. 1, Abs. 3 sowie § 5 LHG,
der Erfüllung der folgenden Berichtspflichten:
- Gesetzliche und satzungsmäßige Berichtspflichten, insbesondere gemäß § 10 Abs. 1 i.V.m. § 3 Abs. 5, § 4 und § 5 Abs. 2, § 10 Abs. 2 Ziff. 1 i.V.m. § 9 Abs. 1 Ziff. 3 Hochschulstatistikgesetz (HStatG), § 5 Abs. 5 KIT-Gesetz, § 13 Abs. 9 LHG, § 9 Abs. 3 lit. d HGF-Satzung und
- weiterer Berichtspflichten durch Nutzung und Übermittlung von Daten, die wegen der durchgeführten Aggregierung keinen Personenbezug aufweisen, einschließlich der Lieferung von Daten zur Bedienung nationaler und internationaler Rankings,
der Qualitätssicherung des KIT bzgl.
- gesetzlich vorgegebener Qualitätssicherungsaufgaben, insbesondere gemäß §§ 5, 13 Abs. 9 LHG,
- interner Qualitätssicherung durch die zentrale Bereitstellung standardisierter Auswertungen und statistischer Analysen für interne Qualitätssicherungszwecke.
der Aufgabenerfüllung der KIT-Fakultäten und weiterer Organisationseinheiten im Rahmen ihrer Zuständigkeit durch die zentrale Bereitstellung von Funktionalitäten und standardisierten Auswertungen zur Verwaltung, Durchführung und Unterstützung von Promotionsvorhaben und -verfahren, soweit dies zu ihrer Aufgabenerfüllung erforderlich ist,
dem Versand von Informationsmaterial gemäß § 12 Abs. 1 S. 1 LHG i.V.m. § 38 LHG, welches im engen sachlichen Zusammenhang mit der Promotion steht,
Analysen zur Durchführung innerdienstlicher planerischer oder organisatorischer Maßnahmen gemäß § 15 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz (bwLDSG) vom 12. Juni 2018 (im Folgenden: LDSG) und
der Bearbeitung von datenschutzrechtlich zulässigen und sachlich begründeten Einzelanfragen.

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 12 Abs. 1 S. 1, Abs. 3 LHG i.V.m. der jeweils geltenden Satzung. Ferner wird auf die o.g. Vorschriften verwiesen.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird ausschließlich zur Erfüllung der o.g. Zwecke erfolgen. In Docata findet der Grundsatz der Datenminimierung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO Anwendung. Dies bedeutet, dass die Verarbeitung jedes einzelnen personenbezogenen Datums für die Erreichung des einschlägigen Zweckes jeweils erforderlich sein muss. Ohne Vorliegen dieser Voraussetzung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, sobald und soweit dies nach dem jeweils verfolgten Zweck möglich ist. Nicht standardisierte Einzelanfragen beantworten wir ausschließlich mittels anonymisierter Daten. Auch die Übermittlung von Daten an Dritte erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form.

Um im Falle von Einzelanfragen Ihre Rechte vollumfänglich schützen zu können, haben wir ein Verfahren etabliert, in dem u.a. eine vorherige positive Beurteilung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der jeweiligen Einzelanfrage durch die Stabsstelle Datenschutz des KIT vor der Bearbeitung der Einzelanfrage erforderlich ist.

6. Empfänger

An Stellen innerhalb des KIT werden personenbezogene Daten nur weitergeleitet, sofern dies zur Erreichung der o.g. Zwecke notwendig ist.

Das Webportal Docata wird technisch innerhalb des KIT durch das Scientific Computing Center (SCC) betrieben.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt ausschließlich in den Fällen, in denen das KIT zur Übermittlung gesetzlich verpflichtet ist. Außerhalb gesetzlicher Verpflichtungen des KIT werden wir nur Daten übermitteln, die keinen Bezug zu Ihrer Person zulassen. Dies erreichen wir bspw. durch die Aggregierung von Daten.

Sofern es ausnahmsweise erforderlich sein sollte, dass externe Dienstleister für uns im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, werden diese von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet. Die betreffenden Dienstleister arbeiten ausschließlich nach unserer Weisung. Dies stellen wir durch strikte vertragliche Regelungen, technische und organisatorische Maßnahmen und ergänzende Kontrollen sicher.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb der EU respektive des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling erfolgt nicht.

7. Speicherdauer

Die mittels Docata erhobenen personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der o.g. Zwecke erforderlich ist oder solange dies gesetzlich vorgesehen ist. Sobald die o.g. Zwecke erreicht oder weggefallen sind, wird unverzüglich eine Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten erfolgen.

8. Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Sie betreffende personenbezogene Daten:

Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Art. 15 DS-GVO),
Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DS-GVO),
Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Art. 17 DS-GVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
Recht auf Erhalt der Sie betreffenden und von Ihnen bereitgestellten Daten sowie auf Übermittlung dieser Daten an andere Verantwortliche (Art. 20 DS-GVO),
Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO verarbeitet werden (Art. 21 DS-GVO).

Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Abs. 1 DS-GVO über das KIT ist gemäß § 25 Abs. 1 LDSG Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg:

Hausanschrift:
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart

Tel.: +49 711/615541-0
Fax: +49 711/615541-15
E-Mail: ▶ poststelle∂lfdi.bwl.de